Solen skinner, løbeturen er overstået og mine 80 årige overboer går snart igang med at konkurrere med Phillip Faber om hvem der kan synge højest. Jeg tager kaffen med på kontoret, åbner LinkedIn og tjekker mine mails. Det slår mig endnu engang, at at e-mailen kommer i mange former, nogle mere formelle end andre, hvilket tydeligt ses i måden vi afslutter vores e-mails på:
Med venlig hilsen
Mvh
Venlig hilsen
Vh
Venlige hilsener
Kærlig hilsen
Kh
De bedste hilsner
Dbh
Hilsen fra
Hilsen
Knus
Knuzz
Kram
Vi tales ved
Ses
/Lise
Der kommer hele tiden nye afskedshilsener til og grænserne for hvad der er normalt eller god stil flytter sig. For nylig blev jeg af en kunde spurgt om min holdning til at spice den professionelle email lidt op med sjove afskedsformuleringer som eksempelvis ”Jeg skrev denne e-mail med mine tæer”. Formålet skulle være at gøre emailen mere personlig og få et smil frem på modtagerens ansigt.
Der gik min grænse i professionel sammenhæng, men måske synes du, at sætningen udstråler godt humør og frejdighed og at danskernes foretrukne medie, når det gælder skriftlig virksomhedskommunikation, emailen, trænger til at blive spiffet lidt op.
Der er nemlig stor forskel på hvordan vi opfatter forskellige formuleringer. Alligevel jeg tror, at de fleste af os har prøvet at modtage emails fra en chef, en samarbejdspartner eller en kollega der indeholdt en afskedshilsen som vi synes var enten mærkelig, uprofessionel eller decideret upassende.
Det interessante spørgsmål er derfor hvor grænserne går og om der findes alment accepterede regler for afskedshilsener i arbejdsemails. Forskellige undersøgelser giver nogle indikationer og der er specielt tre ting jeg synes er værd at vide og være opmærksom på inden du spicer din afskedshilsen op.
”Med venlig hilsen” er den neutrale standard
Siden emailen holdt sit indtog i danske virksomheder i 90´erne har én afskedshilsen for alvor vundet indpas. Det er ”Med venlig hilsen”. Den anvendes af mange danske virksomheder og offentlige myndigheder og står derfor med stor sandsynlighed også i din professionelle autosignatur. Den findes også i varianten uden ”Med” som ”Venlig hilsen” og begge findes som forkortelser: ”Mhv” og ”Vh”.
Det er pt den danske standard og den mest neutrale afskedshilsen i arbejdsemails. Faktisk er den så neutral, at flere føler et behov for at gøre den mere personlig og imødekommende ved at bruge den i flertalsformen ”Med venlige hilsener” eller ”Venlige hilsener” for at undgå virke kold eller endda uhøflig.
”Kærlig hilsen” repræsenterer grænsen mellem professionel og privat
Andre går længere ud af hjerteskalaen og forsøger med versionen ”Kærlig hilsen” eller ”Kh” at skabe en endnu mere personlig og imødekommende afskedshilsen til kollegaer. Kvinder oftere end mænd. Omkring en tredjedel af kvinderne i en ny undersøgelse foretaget af Dansk Sprognævn bruger “Kærlig hilsen” i emails til kollegaer, mens det for mændenes vedkommende er ca. en femtedel.
De fleste unge under 30 synes “Kærlig hilsen” virker for personlig og intim i arbejdsøjemed og opfatter den sågar også som decideret gammeldags. Der er således stor forskel på hvordan vi opfatter “Kærlig hilsen” og om vi synes det er en passende afskedshilsen i arbejdsøjemed.
Men der synes alligevel at være en klar grænse hvor alle er enige om at ”Kærlig hilsen” ikke bør bruges i arbejdssammenhæng. 87% af de adspurgte svarer nemlig nej til at bruge ”Kærlig hilsen” til chefer og samarbejdspartnere og 99% svarer klart nej til at bruge ”Kærlig hilsen” som afskedshilsen til offentlige myndigheder. Der hvor kommunikationen er tydeligt professionel, uden personlige relationer eller hvor der er et hierarki, der er vi altså ikke i tvivl. Der duer ”Kærlig hilsen” og andre varme hilsener som “Knus” ikke.
Det virker derfor naturligt at konkludere, at den konservative grænse for hvor personlig du bør være i din professionelle afskedshilsen går før ”Kærlig hilsen”. Bruger du “Kærlig hilsen” eller bevæger du dig længere ud af hjerteskalaen bør du være meget opmærksom på hvem du kommunikerer med. Og her er selv nære kollegaer en gråzone.
Du repræsenterer andre end dig selv
En sidste ting det er værd at være opmærksom på er, at hver gang du kommunikerer ved at skrive en email og dermed bruger en afskedshilsen, så bidrager du til at skabe en fortælling om dig selv. En fortælling, der får modtageren til at opfatte dig som værende troværdig, sjov, professionel, kompetent, kærlig eller andet.
Når vi kommunikerer i arbejdsøjemed kompliceres denne selvfremstilling af, at vi ikke alene kommunikerer som os selv, men også som repræsentanter for en virksomhed med et brand og en plads i markedet at tage vare på. Derudover kommunikerer vi også som vores roller, altså som pensionsrådgiver, som servicechef, som direktør mm. til hvilke der er nogle forventninger.
I arbejdsøjemed er vi aldrig bare Lotte, Lene eller Lars, vi er Marketingchef Lotte fra virksomhed XX, Kunderådgiver Lene fra virksomhed YY eller Økonomidirektør Lars fra virksomhed ZZ. Og der er forskel på, hvilke afskedshilsener der opfattes passende for forskellige roller og virksomheder.
Regler for afskedshilsner i arbejdsemails:
Vi bruger flere og flere forskellige former for afskedshilsener i vores arbejdsemails og vi har forskellige holdninger til og opfattelser af hvad der er professionelt og privat og om der overhovedet bør være en grænse.
Det må dog antages for sikkert, at ingen af os ønsker at fornærme nogen eller stille os selv eller den virksomhed hvori vi er ansat i et uprofessionelt eller dårligt lys. På den baggrund mener jeg derfor, at der er 5 forholdsregler det giver mening at tage, når det gælder afskedshilsener i arbejdsemails:
- Vær sikker på at din afskedshilsen passer til både din selvfremstilling, din rolle og virksomhedens brand.
- Vær opmærksom på hvem din modtager er og hvilken relation I har.
- Brug primært professionelle afskedshilsner i arbejdsemails og hjertelige afskedshilsner i private emails.
- Brug kun ”Kærlig hilsen” og andre afskedshilsner længere ude på hjerteskalaen i arbejdsemails, hvis du er helt sikker på hvordan din modtager opfatter det.
- Brug altid en neutral hilsen, hvis du er i tvivl.
Kilder:
Sprognævnet: https://dsn.dk/nyt/nyt-fra-sprognaevnet/numre/argang-2020-2024/maj-2020#hilsner-i-emails-sluthilsner
Annette Grønning & Line Pedersen: E-mail-kommunikation