Sommertid er smileytid. Kender du reglerne for Emojis i arbejdsemails?

I de her dage, hvor solen skinner og alle smiler til mig, når jeg går gennem byen med min søn på 7 og hans klaphat, får jeg ekstra meget lyst til at indsætte et af de små gule ikoner i mine sms´er, emails eller linkedin beskeder. Specielt det lille ikon, hvor smileyen har solbriller – for det beskriver lige præcis den glade og sommeragtige følelse jeg har i kroppen.

Indrømmet, jeg får faktisk også lyst til at bruge de gule ikoner til mine professionelle relationer. Men jeg gør det ikke. Jeg har erfaret, at Emoji er et sprog med specielle udfordringer, når det gælder professionelle relationer. Gode mennesker har undersøgt hvad der sker, når vi bruger emojis og der er specielt 3 ting jeg synes er værd at vide inden du sætter en emoji i en arbejdsemail og trykker send.

1.Emojis får dig til at fremstå mindre kompetent

Emojis i arbejdsemails kan få dig til at fremstå mindre kompetent. Det er en af konklusionerne i en undersøgelse bragt i det videskabelige tidsskrift Social Psychological and Personality Science. På baggrund af tre forskellige tests undersøges det om en smiley på skrift kan erstatte eller svarer til et rigtigt personligt smil. Når vi smiler i den virkelige verden opfattes vi som venlige og kompetente og spørgsmålet er altså om det samme gælder i den digitale verden.

Svaret i undersøgelsen er nej. Og den negative effekt forstærkes af, at det svar du modtager på en email med en smiley også indeholder færre informationer end hvis du havde sendt en mere formel email uden en smiley i første omgang. Du bliver således både opfattet som mindre kompetent og misser viden du ellers ville have fået. Smileyen på arbejdspladsen har altså en pris.

2.Emoji sproget er fyldt med dialekter

Vi taler emoji på mange forskellige måder. Måden vi taler det på afhænger af hvor gamle vi er, hvor vi kommer fra, hvor digitale vi er og hvilken subkultur vi tilhører. Vi bruger med andre ord hele vores personlige erfaringsgrundlag, når vi tolker hvad en emoji betyder og det kan give misforståelser, hvis ikke modtageren tolker smileyen på samme måde. Den solbrillesmiley jeg får lyst til at bruge i disse dage anvendes eksempelvis i målgruppen 16-19 år til at beskrive, at man er fuld eller som et tegn på, at man er bevidst om, at man ikke er cool. Min hensigt var, at sende skønne sommertanker til modtageren, hvilket ikke er helt det samme.

Nogle smileymisforståelser er søde, mens andre potentielt indeholder fornærmelser. For mig at se gælder det eksempelvis de nye rødhårede smileyer. Når jeg laver min egen lille private rundspørge så svarer nogen, at man da af høflighed anvender en rødhåret smiley når man skriver til en rødhåret, mens andre mener at det er en fornærmelse og at det kun er rødhårede der bør bruge dem. Personligt ved jeg ikke rigtigt hvad jeg mener, men udviklingen i antallet af emojis understreger, at der er en risiko for at modtager og afsender ikke opfatter budskabet på samme måde.

3.Emojis er ikke for chefer

66% af danskerne bruger emojis i arbejdsemails og professionelle sammenhænge. Flertallet mener, at det er passende og personlig adfærd, at bruge emojis til ligestillede kollegaer i virksomheden. Til gengæld er holdningen en anden, når det gælder emojis i emails til chefen, direktionen og bestyrelsen.  Over halvdelen af danskerne mener, at det er upassende eller endda meget upassende, at sende emojis til personer, der er over en i hierarkiet.

Det indikerer, at selvom vi bruger emojis mere og mere så er der alligevel en grænse, når det gælder tydelige professionelle relationer. Det betyder også, at man skal passe ekstra på, når det er en kunde eller en leverandør der er modtageren af e-mailen. Specielt hvis det er en ny relation.

Regler for emojis i arbejdsemails

Emojis anvendes af børn og bedstemødre på alle kommunikationskanaler fra papir og sms til sociale medier. Emojis bruges til at forstærke en stemning, et håb eller en følelse og som erstatning for øjenkontakt og kropssprog. Og vi danskere bruger dem i stigende grad også i arbejdsøjemed.

Det jeg synes man kan udlede af de forskellige undersøgelser er, at når det gælder professionel kommunikation, specielt hvis der er tale om kunderelationer så er der alligevel 5 forholdsregler man kan tage, hvis man gerne vil opfattes både personlig, kompetent og professionel:

  • Brug aldrig emojis, hvis du er i tvivl
  • Brug kun alment kendte emojis, når du bruger dem
  • Brug kun emojis, hvis du kender din modtager godt
  • Brug kun emojis til personer der minder om dig selv
  • Brug ikke emojis i informationstunge emails
About the author